اول میخواستم اسم این پست رو بگذارم «مدیریت زمان را ول کن، جلسههای مزخرف رو بچسپ» که به نظرم کمی لوس رسید. اما در نهایت، یکی از نتیجهگیریهایی که در بطن این مطلب میکنم، سرراست و صریح، همینه!
اوایلی که کارم رو شروع کرده بودم، جلسه رفتن و جلسه داشتن رو اتفاقی مهم تعبیر میکردم و مفروضم بر این بود که هرچقدر جلسات بیشتری داشته باشم، احتمالا رشد و تعالی بیشتری هم نصیبم میشه. پر واضحه که در اشتباه بودم، و پُر عجیبتر اینکه گاهی حس میکنم که هنوز آدمهایی موجهتر از ده سال پیش من، در این خیال و سوء برداشت هسنند.
چیستی و چرایی جلسات کاری
وقتی شما میخوای با یه مجموعهای خارج از سازمان خودت کار کنی، یا وقتی توی یه سازمان کوچیک یا بزرگ (بالای ۵۰ نفر) کار میکنی و میخوای پروژه یا اقدامی را با مشارکت یک یا چند فرد/تیم دیگه انجام بدی، به تصمیمسازی و متقاعدسازی دیگران نیاز داری. در واقع وقتی دربارهی سازمان (هرتعدادی بالای یک نفر) صحبت میکنیم، داریم دربارهی آرا و نظرات مختلف حرف میزنیم که به کرات نیازمند هماهنگی و برنامهسازیه. ابزارها و روشهای مختلفی برای اینکار هست، که عموما متدوالترین برگزاری جلسات حضوریه. قصه از این قراره که در جریان تصمیمسازی، عموما پارامترهای فرامتنی تاثیرگذاری بیشتری دارند. مثلا ممکنه من یه پروپزالی رو به سازمانی تحویل بدم که گیرنده، نتونه کارکردهای پیشنهاد من رو از روی مطالعهی چند صفحه به درستی بفهمه. اینجاست که لازم میشه برای توضیحات بیشتر و تفهیم کاملتر، حضورا گپوگفت کنیم و حتی طرح پیشنهادی اولیه رو چکشکاری کنیم تا هم به مفاهمهی مشترک برسیم و هم طرحی ایدهآل و خوشآیند برای طرفین. سادهش میشه اینکه فارغ از هدف، یک جلسهی کاری تشکیل میشه که آدمها که همدیگه رو بفهمند و «با هم» تصمیم بگیرند.
به نظر همهچی خیلی خوب و قشنگه. اما واقعیت ماجرا کمی تلختره. اول اینکه الزاما، طی جلسهی حضوری هم قطعا مفاهمه بوجود نمیاد. همون عوامل فرامتنی میتونن نقش مخربی هم ایفا کنند و تفاهمات اولیه رو هم از بین ببرند. به تجربهی من، ما ایرانیها علاقه و عادت زیادی به صحبت پیرامون حواشی و مسائل غیرضروری (یا حداقل غیر مرتبط به موضوع جلسه) رو داریم و اگر یکی حواسش نباشه، ممکنه ساعتها بگذره و مشکل/مسالهای که بخاطرش جلسه تشکیل شده از یاد بره. اینکه میگم ما ایرانیها فلان، برایند تجربهی منه و مقایسهای که بین جلسات وطنی با غیر کردم.
پس: جلسه میگذاریم که تفاهم کنیم، چون به نظر این بهترین گزینهست. اما گاها (وحتی عموما) این اتفاق نمیافته و وضع پیچیدهتر میشه.
جلسه برگزار کردن: مفید یا مضر؟
راستش من معتقدم که هرچقدر تعداد جلسات کمتر، زمان برای «کار» کردن بیشتر. من همین وبلاگ نوشتن برای مخاطبین محدودم رو به نشستن در جلسات بی حاصل ارجح میدونم. در واقع به طور کلی، من عضو جنبش «نه به جلسات اضافی/اجباری» ام و میخوام که شما رو هم به این جنبش دعوت کنم! مدتهاست که تا مطمئن نشم جلسهای که دعوت شدم/خودم درخواستش رو دادم میتونه فایدهای برای من و طرفین مقابل ایجاد کنه، محترمانه کنسلش میکنم. چک لیست من برای فهمیدن اینکه اون جلسه مهم/مفید/لازم هست یا نه، چهار تا سوال داره:
- آیا واقعا این جلسه لازمه؟ خروجی/نتیجهای که ایدهآلمه از اون جلسه بگیرم، الان اولویت من محسوب میشه؟
- آیا روش دیگهای جز جلسهی حضوری برای رسیدن به نتیجه (در بازهی زمانی مطلوب) نیست؟
- آیا طرفین جلسه اطلاعات کافی دربارهی ماهیت و موضوع جلسه دارند؟ (میشه اطمینان داشت که جلسه میتونه مفید باشه؟)
- آیا از طرف سازمانی که من نمایندگیشو دارم، فرد دیگری نیست که بتونه بجای من بره و کیفیت/خروجی مد نظر رو بسازه؟
اگر پاسخ سوالات بالا من رو متقاعد کنه، حتما اون جلسه اولویت بالایی داره. اگر نه، یا کنسل میکنم، یا به دیگری محول میکنم یا به تلفن/اسکایپ تبدیلش میکنم.
اما با اینحال، میل آدمها و شرکتها به برگزاری جلسهی حضوری خیلی بالاست. در مقام پیمانکار، خیلی راحت نیست که به مشتریت بگی بیخیال جلسه شو! ممکنه بیاحترامی یا بیتوجهی قلمداد بشه. آدمهای زیادی رو دیدم که فرضشون بر اینه که برای کوچکترین مساله یا نیازی باید «حتما» جلسهای برگزار بشه. من، دلیل این نوع نگرش رو تو موارد زیر میبینم.
پیشفرضهای اشتباه
احتمالا شما هم تجربهی ایمیلها و تماسهای متعددی رو از جانب شرکتهای مختلف (عموما تبلیغاتی) داشتید که از شما درخواست «وقت جلسه» میکنند. دو خط معرفی تلفنی، و وعدهی ارائهی طرح و پیشنهادی بسیار جذاب و کارآمد، و درخواست جلسه. امکان اینکه مستندات و پروپزالی رو پیش از جلسه به شما ندن زیاده، و اگر هم بدن اینقدر ناقص و بدردنخور و گنگ و غیرشخصی سازی شدهست که عملا نگرفتن و نخوندنش فرقی نمیکرد. مهم نیست که شما بگید نه، چون منشی اون شرکت دوهزار بار از طرق مختلف پیگیری میکنه. ممکنه از کانال دوست و آشنا وارد شه، ممکنه حضوری پاشه بیاد سروقتتون، و یا در نازلترین شکلش ممکنه با تماس و اساماس شما را عاصی کنه. این همه تقلا برای چی؟ اینکه یک ساعت میهمان شما باشه تا «فرصت» توضیح از طرح و پیشنهادش رو به دست بیاره.
پیشفرص قالب عموما بر اینکه امکان برنده شدن در جلسه خیلی بالاست. آدمها (عموما فروشندههای متوسط یا تازهکار) مفروضات ده سال پیش من رو دارند و فکر میکنند، چای نوشیندن با کارفرما خودش یک موفقیت بزرگه و گواهی بر طی شدن بخش عمدهی راه. اما راستش رو بخواین، حداقل در حوزهی کاری من اصلا اینجوریام نیست. من هم درمقام فروشنده و هم در مقام خریدار، از جلساتی که پشتوانهی درستی نداشته و تصمیمات اولیه رو از کانالهای دیگری نگرفتیم، نتیجهی خیلی باحالی نگرفتم.
حالا بیایم از طرف مشتری به قصه نگاه کنیم. عموما کارفرما معتقده وقتی پولی رو به پیمانکار داده و قراردادی رو شروع کرده، میبایست در بازههای زمانی کوتاه، اون هم از طریق جلسهی حضوری در جریان روند انجام کار قرار بگیره. کارفرماها درخواست جلسه میکنند که از روند کار مطلع بشن، از کیفیت کار اطمینان حاصل کنند و احتمالا گاها اطلاعات بیشتری رو به پیمانکار بدن. همهی اینها، واقعا از طرق دیگه هم ممکنه و پیشفرضی اشتباه، موجب اتلاف وقت متقابل میشه.
مهارت محدود
تا دلتون بخواد، شیاد و حقهباز داریم که دوره و مقاله و کنفرانس و شیوه حول و حوش «فنون مذاکره» تولید کرده و میکنند، و اتفاقا همیشه هم بازارشون داغه. من جز کلاسِ درسِ محمدرضاشعبانعلی، پای منبر هیچ شخص دیگری در این حوزه ننشتم (و شکرالله) اما بازخوردهایی که از اطرافیانِ مورد وثوق گرفتم، تایید همون شیادی و کاسبی بدون پشتوانهست. این مقدمهی کم ربط رو گفتم که بگم من جلسات محدودی رو تجربه کردم که طرف مقابل، آیین و اصول مقدماتی گفتمان حضوری رو بدونه. نه که خودم مسلط و محاط باشم، اما به زعم خودم به اصول اولیه مشرفم. عدم داشتن مهارت حداقلی در تنظیم، برگزاری و پیگیری جلسات موجب میشه که:
- جلسات بیکیفیتی داشته باشیم
- بیشتر از زمانی که تعیین کردیم وقت صرف کنیم
- خروجی دلخواه حاصل نشه
- حول موضوعاتی غیر مشخص حرف بزنیم
- و بدتر: همون تصمیمات نصفه نیمه هم پیگیری و به سرانجام نرسه
و چیزهای دیگه
یه جلسه رفتن و برگشتن در تهران به طور میانگین حدود ۳ ساعت زمان میبره. در این سه ساعت، شما خیلی کارها میتونید انجام بدید. حداقلش اینه که میتونید از حال و احوال تیمتون مطلع بشید. هزینههای بیجای ریالی و زمانی برگزاری یک جلسه اینقدر بالاست که حقیقتا خیلی نمیشه با عدد و رقم اندازهش گرفت.
نکتهی مهم دیگه هم اینه که وقتی شما جلسات زیادی دارید، نشان دهندهی اینه که احتمالا در سایر انواع روشهای ارتباطیتون دچار مسالهاید. اگر سرویس فروش هستید، احتمالا کاتالوگ و پروپزالتون خیلی گنگه. اگر جلسات درون سازمانیتون زیاده، احتمالا ساختار خوبی ندارید یا آدمهای بدردبخوری همکارتون نیستند یا شما مدیریت خوبی نکردید! در واقع من به این نتیجه رسیدم که جلسه، مبین این مهمه که یک جایی از کار نارسایی وجود داره و گزینههای دیگه برای حل مساله وجود نداره. طبیعتا، این نتیجه گیری قطعی و مربوط به همهی جلسات نیست. اما فکر میکنم بخش عمدهای از جلسات ما این شکلیه.
یک پیشنهاد ساده
کلندر سه ماه گذشتهتون رو باز کنید و به سه سوالی که بالاتر نوشتم درموردشون پاسخ بدید. ممکنه سوالای دیگهای هم بشه پرسید، مهم اینه که یک بار به آنچه گذشته، نگاهی تحلیل بندازید. پیشنهادم اینه که یه جایی مثلا روی گوگل شیت هم بنویسید که در نهایت بتونید جمعبندی بهتری داشته باشید.
اگر بعد یا قبل از اینکار، به نتایج غیری رسیدید منو هم مطلع کنید.
